手間のかかる消し込みを簡単にする方法を伝授

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バーチャルな秘書を雇う

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電話対応を外部委託

ビジネスを成功させるには各種のアウトソーシングサービスを有効活用するのが良いとされていますが、中でも小規模事業者とって非常に便利なサービスが、秘書代行です。秘書代行とは外部からかかってくる電話を専門事業者あてに転送することで、代理応答してもらえるサービスです。オペレーターが社名または個人名を名乗り、当人が不在であることを告げ、伝言内容と折り返しの連絡先を聴取します。通話の記録は文書化され、後日あるいはその都度メールやファックスで報告してもらえます。秘書代行を利用すれば、仕事上の大事な電話を受け損なう心配がなくなるというメリットがもたらされます。会議や外回りなどの度に転送設定しておくことで、業務に専念することができます。緊急時には携帯電話に連絡を入れてくれるサービスを提供している事業者もあるので、臨機応変な対応が可能です。また、電話対応のために事務員の増員を検討している事業所にあっては、秘書代行を上手に活用することで人件費の節約につなげることができます。さらに、秘書代行の利用者の間で評判が良いのが、オペレーターの質の高さです。訓練されたオペレーターによる電話対応は、無味乾燥な留守番電話とは比べものにならないだけでなく、アルバイト社員などよりも高いレベルの接遇が期待できます。事業者が提供しているオプションを利用すれば、伝言の受取りだけでなくスケジュール登録なども行えるので、まさに「秘書」の名にふさわしい活躍が期待できます。

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